Download: Template Daftar Induk Catatan Mutu

Document? Record?

Apa yang terlintas di benak Anda, jika kami bertanya “Apa itu dokumentasi?

Sebagian besar dari kita lantas berpikir mengenai arsip, catatan, bahkan terkadang foto-foto. Apakah Anda memikirkan hal yang sama?

Dokumentasi menurut ISO 9001:2000 jauh lebih luas dari pada arsip, catatan, (dan tentu saja foto-foto yang mungkin sempat Anda bayangkan). Secara garis besar, dokumentasi dapat kita kelompokkan menjadi 2 bagian. Sebut saja kelompok A dan B.

Kelompok A adalah dokumentasi yang merupakan pedoman kita dalam bekerja, disini berarti Pedoman Mutu, Quality Plan, Prosedur (SOP), Instruksi Kerja, Petunjuk Teknis, Petunjuk Pelaksanaan, Check List, Job Description, Form. Kelompok A ini seringkali disebut dengan Dokumen, dan diatur dalam klausul 4.2.3.

Kelompok B adalah dokumentasi yang menjadi hasil dari pelaksanaan proses sesuai dengan pedoman dari dokumentasi kelompok A. Misalnya, sebelum kita mengikuti sebuah pelatihan, biasanya beredar Form Daftar Hadir Pelatihan. Form ini adalah pedoman kita dalam bekerja (baca: pedoman kita dalam mengisi Daftar Hadir Pelatihan). Di dalam form tersebut, menjadi jelas bagi kita, bahwa kita harus menuliskan nama kita, jabatan kita, nomor karyawan, dan juga tanda tangan sebagai bukti bahwa kita hadir.

Tidak ada seorangpun yang mengisi kolom “Jabatan” dengan katakanlah hobinya, karena dengan pedoman kerja berupa form tersebut, menjadi jelas bagi seorang anggota organisasi bagaimana dia harus bekerja. Itulah dokumentasi kelompok A. Pedoman dalam bekerja. What and how to do something.

Form Daftar Hadir Pelatihan yang sudah diisi ini merupakan bukti bahwa kita hadir di pelatihan, bukti bahwa ada 19 orang lainnya yang hadir. Inilah dokumentasi kelompok B. Bukti bahwa sebuah aktivitas ataupun proses telah dikerjakan, sering juga disebut Catatan Mutu. Result and evidence of doing something. (Note: kami akan membahas lebih lanjut mengenai fungsi atau manfaat dari catatan mutu di artikel lain)

Akan ada banyak sekali dokumentasi kelompok ini, termasuk Purchase Order, Bukti Permintaan Karyawan, Hasil Inspeksi, Laporan Produksi, Sertifikat Kalibrasi, Analisa Kepuasan Pelanggan, Notulen Rapat, Laporan Audit.

Untuk memudahkan kita mengendalikan catatan-catatan yang banyak ini, kita perlu membuat sebuah Daftar Induk Catatan Mutu. Daftar Induk Catatan Mutu ini membantu kita mengetahui cara menyimpan sebuah catatan (filing), disimpan dimana, berapa lama harus disimpan, dan apa yang harus dilakukan setelah melewati masa simpannya.

Kami memberikan contoh sebuah Daftar Induk Catatan Mutu. Silakan didownload untuk kebutuhan Anda, berikan ide kepada kami jika Anda memiliki cara yang lebih baik, dan juga silakan didistribusikan kepada rekan Anda yang mungkin membutuhkannya.

Download disini.

About these ads

  1. Isa

    terima kasih atas file templatenya, saya sangat menghargai bantuan anda, salam kenal saya adalah MR di SMKN 1 Purwosari

  2. bagus

    saya tertarik dengan aritikel saudara, ditempat saya rencana akan iso 9001 (perlu di ketahui juga kami lembaga pendidikan univ. saya masih bingung dan rancu apa yg harus di catat di catatan mutu. saya sebagai Kepala TU Fakultas. mohon kiranya dapat di berikan contoh.

  3. hedu fajar

    mohon informasi tentang instruksi kerja. saya menginginkan contoh dari sebuah form instruksi kerja dari sebuah perusahaan…
    saya tunggu informasinya. mohon lewat email saya.

  4. khosiah

    mohon informasi panduan iso 9001 tentang Rumah sakit. dipanduan saya melihat hanya gambaran umum belum specifikasi ke RS.saya mendenganr IWA 1 bentyuknya seperti apa. kalau tidak keberatan tolong ke email saya.Trims.

  5. Asyrofi

    Saya tidak menemukan link untuk mendownload form tsb, mhn dapat dibuatkan link tsb, karena sangat membantu dalam pemahaman saya, trim

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s