Konfirmasi Negatif

Internal auditor dan badan sertifikasi memiliki kepentingan untuk melakukan verifikasi apakah proses yang dievaluasi mencapai sasaran yang ditetapkan dan dicapai dengan melakukan langkah kerja yang sesuai dengan ketentuan baku prosedur.
Hal ini adalah salah satu alasan mengapa kita mendokumentasikan langkah kerja dan output dari proses kerja kita. Jika kita tidak melakukannya, akan sangat sulit bagi badan sertifikasi untuk mengakui/mensertifikasi perusahaan kita sesuai persyaratan standar.Namun demikian tidak dapat dielakkan ketika kita mencoba untuk melakukan administrasi serapi dan sedetail mungkin, akhirnya kita berbenturan dengan realitas bisnis yang memerlukan efisiensi, kecepatan, dan fleksibilitas dalam melakukan aktivitas sehari-hari.

Merasa terhimpit di dua kepentingan ini yang dirasakan bertolak belakang, banyak perusahaan yang akhirnya mengembangkan teknik “JIT (Just In Time)”. Bukannya, Just In Time ala Toyota Production System lho, tetapi JIT dalam mengisi approval dan ceklis! Hehe.. Umumnya seminggu menjelang audit, selain minggu ini berlaku kebijakan “cuti masal” untuk kelengkapan dokumen :) Apa hal yang sama terjadi di organisasi Anda?

JIT dokumentasi merupakan solusi “paling cepat” untuk mengatasi masalah ini, tapi bukan pendekatan yang bijaksana untuk menciptakan basic mentality yang baik dalam organisasi anda.

Alternatif lain yang lebih bijaksana yang dapat anda pilih adalah:

  1. Melakukan review ulang mengenai prosedur kerja anda apakah benar semua dokumentasi dan aktivitas yang yang anda lakukan benar-benar diperlukan untuk membantu anda memastikan bahwa produk atau jasa anda dibuat dengan baik. Jika perlu minta saran pada orang-orang yang memahami persyaratan dan berikan instruksi spesifik pada mereka, tolong bantu saya untuk meminimasi pekerjaan administrasi dengan tidak mengurangi resiko bisnis. Dalam banyak kasus, berdasarkan pengalaman kami, klien kami dapat meminimasi pekerjaan administrasi ini dan melakukan pengurangan form yang signifikan.
  2. Coba gunakan teknik yang kami namakan konfirmasi negatif

KONFIRMASI NEGATIF
Mari saya ilustrasikan sedikit apa yang disebut sebagai teknik konfirmasi negatif. Sam salah satu staff senior ingin melakukan celebration atas tercapainya target di unitnya. Sam berencana untuk mentraktir rekan-rekan kerja di unit kerjanya dan juga unit kerja pendukungnya.
Untuk dapat mengetahui berapa banyak tempat yang perlu dipesan di Solaria, Sam menelepon satu persatu rekannya.
Semua melakukan konfirmasi untuk datang, kecuali Jenny. Jenny sebenarnya sangat ingin ikut, tapi dia ingat bahwa ada pertemuan penting yang harus dihadirinya.

”Sam, sebenarnya gua pengin ikut banget. Tapi kemungkinan ada hal penting yang perlu didiskusikan dengan bos siang ini, gua konfirmasi dengan bos dulu deh jadi apa nggak. Kalau sampai jam 10 gua gak konfirmasi ke lu, berarti gua ikut, tapi kalau ada halangan atau meetingnya jadi dengan si bos gua konfirmasi lewat sms yah sebelum jam 10.”
Akhirnya jam 10 Jenny SMS konfirmasi ke SAM bahwa dia tidak dapat ikut. Nah yang dilakukan Jenny ini yang kita sebut sebagai konfirmasi negatif. Kita melakukan tindakan ketika ada sesuatu yang tidak normal atau halangan.

Kemudian bagaimana aplikasinya dalam pelaksanaan dan perampingan dokumentasi ISO. Begini cara kerjanya konfirmasi negatif sama juga dengan kita melakukan dokumentasi ketika terjadi masalah, hambatan, atau masalah diluar kasus normal.

Maintenance
Normalnya untuk kartu maintenance anda mencantumkan setiap perawatan aktivitas apa saja yang anda lakukan di kartu tersebut, dengan konfirmasi negatif anda cukup membuat tabel periodik cek apa saja yang dilakukan berkala, kemudian di kartu maintenance hanya dicantumkan ketika terjadi pergantian part atau problem yang terjadi dari mesin. Jika tidak ada masalah teknisi hanya cukup membubuhi parafnya bukti dia yang melakukan cek.

Evaluasi supplier
Untuk perusahaan yang belum memiliki sistem informasi yang cukup memadai dan sistem komputernya belum terhubung antara gudang dan purchasing, biasanya bagian purchasing harus mencatat dan mengumpulkan seluruh catatan penerimaan barang dari supplier dan kemudian setiap periode (6 bulan/1 tahun) melakukan review terhadap catatan tersebut untuk evaluasi supplier. Dengan konfirmasi negatif bisa dilakukan log yang disimpan di purchasing cukup hanya ketika ada kedatangan yang bermasalah per supplier sehingga pada akhir 6 bulan masing-masing supplier dapat dilihat berapa kasus masalahnya

Konfirmasi pelanggan
untuk beberapa pelanggan yang masih belum memiliki sistem kerja yang formal biasanya, agak sulit bagi kita ketika meminta konfirmasi order kepada mereka ketika mereka deal atau melakukan perubahan order sehingga kadang-kadang ini menjadi masalah klasik pada saat audit. kita tidak dapat menjawab ketika ditanya mengapa order sudah diinstruksikan ke PPIC dan produksi sebelum ada konfirmas pelanggan. Dengan konfirmasi negatif anda bisa melakukan fax ulang order mereka dan memberikan catatan dibawah kertas mereka ”tolong fax kembali jika order yang anda pesan berbeda dengan order ini.”

PPIC
Bagian ini biasanya membuat rencana produksi bulanan,mingguan dan harian. Perencanaan ini dikomunikasikan secara berkala sesuai dengan jadwalnya kepada bagian produksi. Dengan konfirmasi negatif cukup diberikan jadwal bulanan dan tidak perlu dibagikan lagi jadwal mingguan ataupun harian ketika tidak terjadi perubahan jadwal.

CATATAN
Namun demikian teknik ini tidak dapat dipakai disemua area contoh untuk pemeriksaan produk ataupun proses anda tidak bisa bilang bahwa ceklis diisi ketika terjadi produk cacat saja. Ketika semua sesuai spesifikasi maka kita tidak isi ceklisnya. Biasanya persyaratan-persyaratan yang memiliki instruksi khusus untuk memiliki bukti dokumentasi sudah ditentukan di persyaratan standar ISO sehingga tidak dapat dibuktikan dengan konfirmasi negatif.

Selamat Mencoba!

Develop Great System!

Up Your Quality System!

About these ads

5 comments

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s