Untuk mempermudah kita untuk memahami topik ini, mari kita mulai degan mengambil ilustrasi dari dua pekerjaan yang memiliki sifat yang berbeda.

Pilot
Akan sangat sulit bagi anda sekarang ini untuk menemukan pesawat terbang komersial yang tidak memiliki autopilot. Dengan otomatisasi penerbangan yang terus berkembang, fungsi penerbang lebih banyak sebagai monitor. Bisakah pilot melakukan navigasi tanpa autopilot? Saya yakin bisa.

Mengapa pilot tidak menggunakan fungsi manual saja? Sudah disadari di dunia penerbangan bahwa manusia memilik energi dan kemampuan konsentrasi yang terbatas, Oleh karena itu energi dan konsentrasi pilot ini harus di pergunakan sebaik-baiknya untuk hal-hal yang kritikal yang belum dapat diotomatisasi

Koki
Kalau anda perhatikan restoran-restoran yang ramai dan sudah mapan biasanya koki akan dibantu lebih dari satu asisten koki. Tugas mereka sudah jelas yaitu untuk membantu koki menyiapkan masakan. Mereka sangat jelas mengenai tugas yang harus mereka lakukan memotong,mengupas,mencuci,membersihkan dll. Bisakah ini dilakukan oleh koki sendiri? Pasti bisa, namun dampaknya adalah proses memasak akan lebih lama.

Mengapa diperlukan asisten koki? Tentunya untuk membuat fokus dari koki ini terhadap aktifitas yang lebih penting seperti proses memasaknya sendiri menakar bumbu yang harus dimasukan, monitor berapa lama harus dimasak dst.

Apa hubungan dua cerita ini dengan aktivitas bisnis anda? Saya mau menganalogikan autopilot dan asisten koki adalah sebagai sistem manajemen yang ada di perusahaan anda.

Semakin matang sistem manajemen yang ada di perusahaan anda, semakin mudah bagi manajemen anda untuk berfokus terhadap issue strategis bisnis perusahaan anda. Dan ini juga berlaku sebaliknya jika sistem manajemen perusahaan anda masih belum mapan ini akan menyebabkan banyak orang-orang di tingkatan manajemen harus meluangkan banyak waktu untuk terlibat dalam memadamkan permasalahan-permasalahan rutin yang muncul di setiap bagian dari perusahaan.

Yang saya maksudkan berfokus terhadap isu strategis adalah di mana tim manajemen memiliki cukup waktu dan energi untuk mencari, merencanakan, dan mengeksekusi inisiatif-inisiatif yang tujuan utamanya adalah membawa perusahaan anda maju satu tingkat lebih tinggi dari kondisi sekarang. Hal ini bisa berupa peningkatan dari sisi operasional (efisiensi , produktifitas, kualitas), pemasaran (menentukan service standard baru di industri, mencari celah niche baru di pasar), pencarian dan pengembangan produk baru, pengembangan bisnis baru, aliansi strategis. Dengan tujuan akhir adalah selalu selangkah lebih maju dibanding kompetitor anda.

Tim manajemen tidak pernah akan memiliki waktu dan energi yang cukup untuk melakukan hal-hal penting di atas ketika sistem perusahaan masih belum matang. Di mana seluruh permasalahan besar kecil serta aktifitas rutin semua masih di dorong ke atas. Sehingga waktu dan energi tim manajemen anda akan tersita habis oleh hal-hal rutin dan permasalahan yang berulang-ulang.

Jika anda tertarik untuk membuat organisasi anda menjadi organisasi yang dinamis dan mampu cepat dalam menghadapi kondisi pasar dan persaingan. Maka langkah awal yang yang harus anda lakukan adalah buat manajemen team anda memiliki cukup waktu dan energi untuk memikirkan issue strategis dengan membuat sistem manajemen yang baik.

Develop Great Sytstem! Up your Quality System!