Konfirmasi Negatif September 24, 2007
Posted by QMS Guy in Documentation, Improvement.4 comments
Internal auditor dan badan sertifikasi memiliki kepentingan untuk melakukan verifikasi apakah proses yang dievaluasi mencapai sasaran yang ditetapkan dan dicapai dengan melakukan langkah kerja yang sesuai dengan ketentuan baku prosedur.
Hal ini adalah salah satu alasan mengapa kita mendokumentasikan langkah kerja dan output dari proses kerja kita. Jika kita tidak melakukannya, akan sangat sulit bagi badan sertifikasi untuk mengakui/mensertifikasi perusahaan kita sesuai persyaratan standar.Namun demikian tidak dapat dielakkan ketika kita mencoba untuk melakukan administrasi serapi dan sedetail mungkin, akhirnya kita berbenturan dengan realitas bisnis yang memerlukan efisiensi, kecepatan, dan fleksibilitas dalam melakukan aktivitas sehari-hari.
Merasa terhimpit di dua kepentingan ini yang dirasakan bertolak belakang, banyak perusahaan yang akhirnya mengembangkan teknik (lagi…)
Business Process Mapping September 19, 2007
Posted by QMS Guy in Documentation, ISO 9001.10 comments
You don’t know what you don’t know!
Ungkapan sederhana yang sering didengar bukan? Pertanyaan kami, seberapa jauh Anda memahami sistem di organisasi Anda? Apakah Anda tahu proses apa saja yang terjadi mulai dari mencari order sampai dengan men-deliver barang ataupun jasa?
Sudah seharusnya setiap organisasi memiliki Business Process Mapping untuk mengetahui “seluk beluk sistem” kita. Bayangkan sebuah struktur organisasi, apa yang Anda dapatkan dari melihat struktur tsb? Well, Anda akan memahami bahwa terdapat beberapa departemen di organisasi kita, yang dipimpin oleh manager. Anda juga mengetahui bahwa manager ini membawahi beberapa supervisor, dan seterusnya. Intinya, Anda memahami organisasi Anda dalam hal jabatan, struktural, hirarki.
Business Process Mapping adalah gambaran hubungan antar proses dalam organisasi kita, itu ringkasnya. Jika struktur organisasi adalah gambaran hubungan antar jabatan, BPM adalah gambaran hubungan ANTAR PROSES.
Business
Jika dipelajari satu per satu, “business” mewakili apa (lagi…)
Semakin Sedikit Semakin Baik: Form Agustus 27, 2007
Posted by QMS Guy in Best Practice, Documentation, Health Care, Improvement, Poor but True.9 comments
Judul di atas mungkin sering Anda dengar. Tapi, apakah Anda sudah melaksanakan pemikiran yang ada dibalik kata-kata tersebut?
Baru-baru ini kami menangani sebuah organisasi yang bergerak di industri kesehatan, seperti organisasi lain di Indonesia pada umumnya, ada kecenderungan untuk membuat sebuah proses lebih bagus tanpa mempertimbangkan proses lain dan juga departemen atau unit kerja lain. Dalam 6 bulan terakhir, menurut cerita mereka, telah terjadi penambahan jumlah form dari 170an menjadi 300an!
Ajaib? Belum tentu. Anda bisa mencoba sendiri menghitung jumlah form di organisasi Anda. Apakah semakin banyak form menunjukkan bahwa organisasi Anda semakin bagus?
Yang terjadi di organisasi yang kami tangani ini adalah (lagi…)
Download: Contoh Pedoman Mutu Rumah Sakit Agustus 24, 2007
Posted by QMS Guy in Documentation, Download, Health Care, ISO 9001, Service Quality.20 comments
Beberapa input dari rekan sekalian adalah mengenai industri kesehatan, seperti rumah sakit. Untuk membantu rekan-rekan yang sedang mencoba mendokumentasikan sistem manajemen mutunya, kami memberikan contoh Pedoman Mutu untuk Rumah Sakit. Contoh ini sangat sederhana dan generik, harap disesuaikan dengan organisasi Anda.
Download di www.QualityIndonesia.com
Download: Form Laporan Sasaran Mutu Agustus 20, 2007
Posted by QMS Guy in Documentation, Download, Sasaran Mutu.6 comments
Bagi rekan-rekan yang mencari template untuk mengisi sasaran mutu.
Anda bisa download form ini di link ini.
Develop Great System! Up Your Quality System!
Desain Quality Plan di Industri Jasa (Implementasi 7.1) Agustus 13, 2007
Posted by QMS Guy in Best Practice, Customer Satisfaction, Documentation, ISO 9001, Improvement, Plan, Service Quality.1 comment so far
Kemarin kita sudah memberikan Template Quality Plan. Quality Plan ini merupakan bukti realisasi dimana perusahaan kita melakukan perencanaan terhadap proses produksinya untuk memastikan tidak ada produk yang jelek yang terkirim kepada pelanggan (implementasi 7.1).
Biasanya rekan-rekan di manufaktur sudah cukup familiar dengan pembuatan Quality Plan sehingga tidak terlalu banyak masalah ketika kami membantu perusahaan ini untuk mengimplementasikan pasal 7.1 ini.
Namun, kami menemukan rekan-rekan di industri jasa dalam mengimplementasikan pasal ini masih terlalu basic/dasar sehingga mereka hanya mendokumentasikan proses kerja pelayanan mereka ke prosedur kerja saja. Hal ini dilakukan tanpa (lagi…)
Download: SOP Rekrutmen Karyawan Agustus 8, 2007
Posted by QMS Guy in Documentation, Download.171 comments
Jika Anda membutuhkan contoh SOP (Prosedur) untuk rekrutmen karyawan, Anda dapat mendownloadnya disini. Contoh yang kami berikan ini hanyalah contoh yang sederhana, tetapi dapat diaplikasikan di hampir seluruh jenis organisasi. Semoga bermanfaat.
Jika Anda membutuhkan dokumen tertentu, kami akan coba menyediakannya.
Penomoran Form Bermanfaat? Juli 21, 2007
Posted by QMS Guy in Documentation, ISO 9001, Improvement.3 comments
Apakah Anda memberikan nomor pada form Anda?
Pertanyaan kami adalah:
- Apa manfaat dari penomoran tersebut?
- Mengapa Anda memberi nomor?
Jika Anda memiliki alasan-alasan yang kuat tentu saja kami tidak melarang Anda untuk menggunakannya. Tetapi, jika Anda ragu dan malah balik bertanya “Sebenarnya buat apa sih?”, well, ini saatnya Anda berpikir kembali.
Kami sendiri tidak pernah menemukan alasan yang kuat mengapa form perlu diberi nomor. Alasan yang pernah muncul adalah identifikasi unik. Pertanyaan kami tentunya, apakah judul atau nama form sendiri tidak unik? Anda dapat melihat bahwa kita mengeluarkan terlalu banyak upaya untuk memberi nomor, padahal hal ini tidak memiliki manfaat yang nyata. Berapa persen karyawan yang pada saat bekerja memeriksa nomor form? Anda dapat memperkirakannya, hampir tidak ada. Begitupun Anda, bukan?
Yang dipersyaratkan oleh ISO 9001:2000 dan menurut kami juga merupakan hal yang penting adalah status revisi form. Jika ada 2 form dengan judul yang sama, kita perlu mengetahui manakah diantara 2 form ini yang harus kita pakai? Manakah yang lebih baru? Nah, disinilah nomor/status revisi sangat berperan. Up Your Quality System!
Langkah yang perlu Anda lakukan sekarang adalah tanyakan kepada QMR ataupun pengendali dokumen, apa alasan mereka memberikan penomoran pada form, dan bisakah penomoran ini dihilangkan jika memang tidak bermanfaat.
