Arsip Kategori: Documentation

Konfirmasi Negatif

Ditulis pada oleh
5

Internal auditor dan badan sertifikasi memiliki kepentingan untuk melakukan verifikasi apakah proses yang dievaluasi mencapai sasaran yang ditetapkan dan dicapai dengan melakukan langkah kerja yang sesuai dengan ketentuan baku prosedur.
Hal ini adalah salah satu alasan mengapa kita mendokumentasikan langkah kerja dan output dari proses kerja kita. Jika kita tidak melakukannya, akan sangat sulit bagi badan sertifikasi untuk mengakui/mensertifikasi perusahaan kita sesuai persyaratan standar.Namun demikian tidak dapat dielakkan ketika kita mencoba untuk melakukan administrasi serapi dan sedetail mungkin, akhirnya kita berbenturan dengan realitas bisnis yang memerlukan efisiensi, kecepatan, dan fleksibilitas dalam melakukan aktivitas sehari-hari.

Merasa terhimpit di dua kepentingan ini yang dirasakan bertolak belakang, banyak perusahaan yang akhirnya mengembangkan teknik Lanjut membaca →

Business Process Mapping

Ditulis pada oleh
13

You don’t know what you don’t know!

Ungkapan sederhana yang sering didengar bukan? Pertanyaan kami, seberapa jauh Anda memahami sistem di organisasi Anda? Apakah Anda tahu proses apa saja yang terjadi mulai dari mencari order sampai dengan men-deliver barang ataupun jasa?

Sudah seharusnya setiap organisasi memiliki Business Process Mapping untuk mengetahui “seluk beluk sistem” kita. Bayangkan sebuah struktur organisasi, apa yang Anda dapatkan dari melihat struktur tsb? Well, Anda akan memahami bahwa terdapat beberapa departemen di organisasi kita, yang dipimpin oleh manager. Anda juga mengetahui bahwa manager ini membawahi beberapa supervisor, dan seterusnya. Intinya, Anda memahami organisasi Anda dalam hal jabatan, struktural, hirarki.

Business Process Mapping adalah gambaran hubungan antar proses dalam organisasi kita, itu ringkasnya. Jika struktur organisasi adalah gambaran hubungan antar jabatan, BPM adalah gambaran hubungan ANTAR PROSES.

Business
Jika dipelajari satu per satu, “business” mewakili apa Lanjut membaca →

Semakin Sedikit Semakin Baik: Form

Ditulis pada oleh
9

Judul di atas mungkin sering Anda dengar. Tapi, apakah Anda sudah melaksanakan pemikiran yang ada dibalik kata-kata tersebut?

Baru-baru ini kami menangani sebuah organisasi yang bergerak di industri kesehatan, seperti organisasi lain di Indonesia pada umumnya, ada kecenderungan untuk membuat sebuah proses lebih bagus tanpa mempertimbangkan proses lain dan juga departemen atau unit kerja lain. Dalam 6 bulan terakhir, menurut cerita mereka, telah terjadi penambahan jumlah form dari 170an menjadi 300an!

Ajaib? Belum tentu. Anda bisa mencoba sendiri menghitung jumlah form di organisasi Anda. Apakah semakin banyak form menunjukkan bahwa organisasi Anda semakin bagus?
Yang terjadi di organisasi yang kami tangani ini adalah Lanjut membaca →

Desain Quality Plan di Industri Jasa (Implementasi 7.1)

Ditulis pada oleh
1

Kemarin kita sudah memberikan Template Quality Plan. Quality Plan ini merupakan bukti realisasi dimana perusahaan kita melakukan perencanaan terhadap proses produksinya untuk memastikan tidak ada produk yang jelek yang terkirim kepada pelanggan (implementasi 7.1).

Biasanya rekan-rekan di manufaktur sudah cukup familiar dengan pembuatan Quality Plan sehingga tidak terlalu banyak masalah ketika kami membantu perusahaan ini untuk mengimplementasikan pasal 7.1 ini.

Namun, kami menemukan rekan-rekan di industri jasa dalam mengimplementasikan pasal ini masih terlalu basic/dasar sehingga mereka hanya mendokumentasikan proses kerja pelayanan mereka ke prosedur kerja saja. Hal ini dilakukan tanpa Lanjut membaca →

Download: Form Corrective Action

Ditulis pada oleh
2

Oh ya, untuk Anda yang tertarik menggunakan tindakan perbaikan seperti yang kami ceritakan dalam posting kami sebelumnya, silakan didownload di sini.

Form yang kami berikan ini hanyalah salah satu contoh. Memang  form ini sedikit lebih kompleks tetapi kelengkapannya tentu saja lebih bagus. Editlah untuk kepentingan Anda. Selamat mencoba! Let’s Develop Great System!

Tips Membuat Form Secara Mudah

Ditulis pada oleh
25

Seringkah Anda merasa bahwa form yang Anda gunakan ternyata menyulitkan kita? Seringkah kita mendengar keluhan dari user/operator bahwa mereka kerepotan soal administrasi?

Membuat form untuk memudahkan kita dalam menjalankan Quality System (termasuk ISO 9001:2000) ternyata tidak selalu mudah.

Form adalah salah satu bentuk dari pedoman kerja yang sangat detail. Jika SOP umumnya menjelaskan sebuah proses, maka form umumnya menjelaskan satu langkah dalam sebuah proses. Lanjut membaca →