Information Overload

Ternyata era “informasi” seperti ini tidak menjamin bahwa informasi yang diperlukan telah kita miliki, atau bahkan informasi yang kita miliki malah tidak diperlukan. Aneh? Sulit dipercaya memang, tapi itulah faktanya. Sekarang ini, disinyalir telah terjadi “information overload”. Setiap hari di Quality System kita dijejali dengan rangkaian informasi misalnya produk catat 0.17%, process capability Cpk 1.21, sigma level 3.24, purchasing error 2.7%, 10 karyawan tidak hadir, 2 pelatihan bulan ini, penjualan turun 10%, COGS stabil dst.

Selesai? Belum! Setelah itu di Quality System kita beredar puluhan bahkan ratusan laporan dan email. Laporan Penjualan, Laporan Klaim, Laporan Cuti, Analisa Pasar, Kepuasan Pelanggan, Karyawan Baru, Mutasi, Aturan Baru, Laporan Produksi.

Apakah semua informasi itu berguna bagi Anda?
Pernahkah Anda berpikir untuk mengurangi informasi yang berlebihan di organisasi Anda?

Jika “ada”, cobalah membuat matriks seperti ini.

Free Image Hosting at www.ImageShack.us

Untuk tiap kuadran,
Kuadran 1 : Pertimbangkan untuk simplifikasi data dan challenge tim Anda, apakah memang benar Anda membutuhkan informasi ini dan apakah tujuannya (biasanya, jika ditanyakan orang cenderung menjawab dia membutuhkan informasi ini, penting sekali bagi Anda untuk mengetahui apakah dia benar-benar membutuhkannya atau tidak). Perhatikan juga frekwensi mereka membutuhkan informasi ini.

Kuadran 2 : Mirip dengan kuadran 1, terlebih dahulu challenge mereka mengenai kebutuhan mereka, dan tanyakan juga bagaimana selama ini bekerja tanpa informasi/data tersebut. Jika memang diperlukan, sediakan data tersebut.

Kuadran 3 : Ini adalah kuadran paling gemuk, kebanyakan informasi yang ada di sistem kita sebenarnya ada disini. Hilangkan informasi/data/laporan ini setelah mempertimbangkan dampak/akibatnya. Jika khawatir, tetaplah menyimpan informasi/laporan/report ini selama 3 bulan (tanpa memberikan kepada user), jika tidak ada reaksi, coret saja.

Kuadran 4 : Perhatikan bentuk lain dari informasi, walaupun sudah disebutkan bahwa informasi ini tidak tersedia. Misalnya, sebagian menganggap bahwa informasi pada briefing bukanlah informasi/laporan/data, atau sebagian menganggap bahwa poster, spanduk, papan informasi bukanlah informasi. Cek lebih dalam.

Dengan melakukan ini, lihatlah berapa banyak informasi/laporan/data yang sebenarnya tidak diperlukan tetapi selama ini telah beredar. Sederhana tetapi sangat bermanfaat! Selamat mencoba!

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s