Tips Membuat Form Secara Mudah

Seringkah Anda merasa bahwa form yang Anda gunakan ternyata menyulitkan kita? Seringkah kita mendengar keluhan dari user/operator bahwa mereka kerepotan soal administrasi?

Membuat form untuk memudahkan kita dalam menjalankan Quality System (termasuk ISO 9001:2000) ternyata tidak selalu mudah.

Form adalah salah satu bentuk dari pedoman kerja yang sangat detail. Jika SOP umumnya menjelaskan sebuah proses, maka form umumnya menjelaskan satu langkah dalam sebuah proses. Walaupun, saat ini sudah banyak organisasi yang dalam upaya “simplifikasi” dan juga “mampu telusur/traceability” memilih menggabungkan beberapa aktivitas dalam sebuah form. Terlepas dari jangkauan dari sebuah form, yang paling penting adalah bagaimana form ini memudahkan kita dalam bekerja.

Ada beberapa langkah untuk membuat form yang efektif dan efisien:

  1. Definisikan terlebih dahulu tujuan dari kita membuat form ini, apakah lebih ke fungsinya untuk checklist ataukah memang ada informasi/data yang kita perlukan.
  2. Tentukan informasi/data yang kita benar-benar perlukan. Hati-hati, kita sering terjebak pada kondisi “informasi berlebih”.
  3. Tentukan cara yang memudahkan bagi orang yang harus mengisi form ini (Rule of Thumb: jika memerlukan lebih dari 3 menit untuk mengisi form ini, kemungkinan besar form ini akan menjadi beban). Cara yang memudahkan misalnya option (dimana mereka tidak perlu menuliskan suatu informasi, tetapi lebih ke memilih opsi-opsi yang sudah kita tentukan).
  4. Diskusikan bersama operator/user, bagaimana caranya agar informasi/data ini bisa ditangkap lewat form (Libatkan mereka).
  5. Finalisasi form Anda.
  6. Lakukan trial selama 2 minggu (atau secukupnya), apakah tujuan dari form tercapai, apakah ini menyulitkan operator/user, apakah diperlukan perbaikan?
  7. Lakukan apa yang menurut Anda dan operator/user perlu diperbaiki.

25 comments

  1. Apung Alnilam

    Semangat pagi,

    Saya sedang mendesign SOP bagian Finance and Accounting untuk perusahaan tambang. Bagaimana cara untuk mendapatkan reading material mengenai SOP tsb atau kalau memang ada rekan2 yg sudah meilikinya boleh sharing ke saya di aalnilam@gmail.com

  2. zulham

    salam,
    saya bekerja di perusahaan manufactur pupuk organik.
    mohon bantuan membuat SOP perekrutan, managemen, dan Admin.

    tks
    regards,
    Zulham

  3. dewi

    mohon bantuan nya cara mengerjakan SOP perbankan, cara membuat templet dan penjabarannya. agar cepat dan efektif. trimakasih

  4. jeff

    mohon bantuannya untukcontoh form permasalah yangdhadapi sales dan form bagaimana mengatasinya. balas yaa…..

  5. ogie

    Asslmkm

    QMS mohon bantuannya untuk mendapatkan contoh SOP pertambangan dan panduannya serta data2 pendukungnya balas ke email saya, terima kasih

  6. ima

    Dear QMS,

    Mohon bantuannya untuk mendapatkan contoh SOP keuangan dan panduannya serta data2 pendukungnya, terima kasih.

    ima

  7. Esi

    Dear QMS,
    Mohon bantuannya untuk mendapatkan panduan, template, tatacara dan aturan untuk membuat SOP serta form2 yang dibutuhkan. Sebagai informasi tmbhan, perush saya bergerak di bidang penyediaan brg dan jasa Mekanikal Elektrikal dan IT.

    Terimakasih atas bantuannya.
    Esi

  8. Abdul Gofur

    Asskum.
    Sebelumnya terimakasih banyak, Minta tolong dikirimkan sop keuangan yayasan pendidikan Non Profit.
    trimakasih ya..

  9. Wida

    Selamat malam,

    Mohon bantuannya untuk mendapatkan panduan, template, tatacara dan aturan untuk membuat SOP keuangan serta form2 yang dibutuhkan. Apabila berkenan saya mohon agar diberikan juga SOP disetiap departemen, dimana perusahaan saya bergerak di bidang Telekomunikasi Infrastruktur terutama dalam pembangunan BTS.
    Terimakasih atas bantuannya.

  10. Henny

    Siang QMS,
    Mohon bantuannya untuk mendapatkan panduan, template, tatacara dan aturan untuk membuat SOP semua department di kantor saya. Saya sebagai staff SOP di kantor. Perusahaan saya bergerak di bidang retail.

    Terima kasih.

  11. maveb

    Dengan hormat QMS Guy
    mohon bantuannya untuk mendapatkan form audit internal untuk keuangan syariah serta contoh isiaanya…
    Apakah ada mekenisme untuk mengaudit laporan administrai? bagaimana?
    terimakasih…

  12. hadi

    Dengan hormat,
    Saya mohon bantuan untuk mendapatkan panduan, template, tatacara dan aturan untuk membuat SOP Keuangan perusahaan tambang batubara terutama dan juga SOP Keuangan di daerah tambangnya (site).

    terimakasih

  13. Titik Hikmat

    ass.wrwb. saya sedang membuat SOP untuk perusahaan sendiri di bidang kontraktor bangunan, bisa bantu ?
    wasss.wrwb.
    PT. Prima Mitra Adhi Sembada
    Hikmat Subiadinata.

  14. Edi

    Dengan hormat
    mohon bantuannya untuk mendapatkan contoh form audit internal dan form mengenai kompetensi, training

    terima kasih

  15. rukanda

    Dengan hormat,
    Saya mohon bantuan untuk mendapatkan panduan, template, tatacara dan aturan untuk membuat SOP Perbankkan,

    terimakasih

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s