Sakit Kepala? Lakukan Corrective Action!

Headache. ImageSource: www.naturalheadacheremedies.com

Anda pernah sakit kepala? Apakah sakit kepala Anda selalu berulang di akhir bulan begitu tagihan kartu kredit tiba? Mungkin Anda belum mengaplikasikan tindakan perbaikan yang ampuh.

Salah satu cara perbaikan (baca: improvement) yang penting di Sistem Manajemen Mutu adalah tindakan perbaikan. Tindakan perbaikan adalah sebuah tindakan yang cenderung reaktif, dibandingkan dengan tindakan pencegahan yang lebih proaktif. Yang dimaksud dengan reaktif adalah tindakan ini muncul karena dipicu oleh masalah (triggered by problem), entah itu berupa klaim dan komplain dari pelanggan, ketidak sesuaian dari proses dan produk kita, atau juga target yang tidak tercapai. Tindakan perbaikan ini diatur secara khusus di klausul 8.5.2 (lihat kembali Standar ISO 9001:2000 yang sudah diterjemahkan ke Bahasa Indonesia).

Organisasi harus melakukan tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian, untuk mencegah terulang kembali. Tindakan perbaikan harus sesuai dengan dampak dari ketidaksesuaian yang terjadi.

Prosedur yang terdokumentasi harus ditetapkan untuk menentukan persyaratan untuk:
a) meninjau ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan)
b) menentukan penyebab ketidaksesuaian
c) mengevaluasi kebutuhan akan tindakan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak terulang kembali
d) menentukan dan mengimplementasikan tindakan yang diperlukan
e) mencatat hasil dari tindakan yang dilakukan (4.2.4), dan
f) meninjau tindakan perbaikan yang dilakukan

Dalam definisi resmi di ISO 9000:2000 (buku ini berisi kosa kata yang ada dalam ISO 9001:2000), disebutkan juga bahwa tindakan perbaikan (corrective action) berbeda dengan koreksi (correction). Perbedaannya adalah, corrective action merupakan tindakan untuk menghilangkan akar masalah sehingga masalah ini tidak berulang kembali, sedangkan correction merupakan tindakan untuk memperbaiki masalah.

Nah, perhatikan juga bahwa yang dilakukan dalam tindakan perbaikan adalah mencegah masalah berulang kembali (recurrence), sedangkan tindakan pencegahan (preventive action) adalah mencegah timbulnya masalah (occurrence). Perbedaan tipis yang dalam implementasinya sangat berbeda. Pada posting ini, kita akan coba membahas tindakan perbaikan.

Balik ke kasus kita bersama, teman-teman; di akhir bulan jika kita sakit kepala, apa yang biasanya Anda lakukan? Sebagian dari kita pastilah makan obat yang tepat, misalnya parasetamol, dan kemudian kita sembuh. Ini kita sebut koreksi (correction). Apakah masih memungkinkan jika bulan depan kita sakit kepala lagi? Sangat mungkin!

Untuk mencegah kita sakit kepala lagi, kita harus analisa apa yang menyebabkan kita sakit kepala. Dari analisa ini, kita mengetahui bahwa ternyata yang menyebabkan kita sakit kepala adalah tagihan kartu kredit yang membengkak.

Selama akar masalah ini belum bisa kita hilangkan, sakit kepala akan terus bermunculan tiap bulan. Kita kemudian mencoba menganalisa kembali, bagaimana agar tagihan tidak membengkak, atau lebih bagus lagi apa yang menyebabkan tagihan membengkak. Ingat tagline iklan salah satu produk rokok, “Tanya Kenapa”, ini sangat applicable di Quality System. Tanyalah kenapa selama beberapa kali (dikenal juga dengan 5-Whys), dan Anda akan menemukan akar masalah sesungguhnya.

Ternyata, yang menyebabkan tagihan membengkak adalah pemakaian kartu kredit oleh anak Anda untuk mentraktir teman-temannya dengan kartu tambahan. Nah, analisalah apakah anak Anda memang membutuhkan kartu kredit tersebut, apa manfaatnya bagi dia. Jika memang tidak perlu, tutup kartu tambahan atau cari solusi lain yang tepat misalnya pembatasan/limit.

Kemudian, anggaplah yang kita lakukan adalah menutup kartu tambahan, inilah yang dimaksud dengan menyelesaikan akar masalah. Dengan menutup kartu tambahan, kita sudah membuat tagihan kita tidak lagi membengkak, dan tagihan yang tidak membengkak ini membuat kita tidak lagi sakit kepala. See? We solve the problem and we stop the problem from recurring.

Sakit kepala kita hilang, bukan?

Inilah yang dimaksud reaktif dari tindakan perbaikan. Ini adalah hal yang sangat penting untuk dilakukan, terlebih tidak semua organisasi saat ini memiliki sistem yang ampuh untuk mengidentifikasi tindakan pencegahan (proaktif).
Kesimpulannya, jika kita hanya melakukan koreksi, masalah akan muncul lagi. Masalah hanya akan berhenti jika kita berhasil memecahkan akar masalah yang menyebabkan masalah tersebut, lewat tindakan perbaikan.

Aplikasikanlah mekanisme ini di organisasi Anda, sehingga masalah, keluhan, klaim, ketidaksesuaian audit, tidak lagi berulang. Up Your Quality System!

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s