Proses Sertifikasi ISO 9001:2000

Jika Anda sudah memilih badan sertifikasi yang sesuai, saatnya Anda memahami proses sertifikasi ini. Proses sertifikasi tiap badan sertifikasi bisa berbeda, terutama istilah yang digunakan, tetapi alur utamanya tidak akan jauh berbeda dengan apa yang kami tampilkan.

Anda juga dapat mendownloadnya disini, jika Anda membutuhkan file powerpoint untuk kepentingan presentasi ke atasan ataupun rekan Anda (file ini kami dapatkan dari beberapa rekan di badan sertifikasi).Anda dapat melihat pada ilustrasi di atas bahwa proses audit sertifikasi ini sendiri dapat dikelompokkan menjadi 3 tahap utama. Tahap A adalah aktivitas-aktivitas pra-sertifikasi, B adalah proses sertifikasi, dan C adalah proses paska-sertifikasi.

Tahap A (Pra-Sertifikasi)
Aktivitas utama disini adalah desk-audit atau ada juga yang menyebutnya preliminary-audit atau stage-1 audit. Disini, badan sertifikasi akan meminta kita untuk mengirimkan beberapa dokumentasi yang mereka butuhkan, umumnya Pedoman Mutu, Prosedur-Prosedur, Business Process Mapping, Struktur Organisasi.

Nah, Anda dapat berkomunikasi dengan mereka terkait apa yang DAPAT (baca: boleh) Anda berikan dan apa yang TIDAK DAPAT (baca: tidak boleh) Anda berikan. Jika Anda merasa bahwa ada beberapa dokumentasi yang tidak boleh keluar dari organisasi Anda, sampaikan kepada mereka, walaupun mereka sendiri memiliki perjanjian kerahasiaan data.

Jika tidak ada hal-hal yang menurut mereka tidak sesuai atau tidak konsisten pada saat preliminary audit ini, mereka akan meminta kita untuk melakukan tindakan perbaikan yang relevan. Setelah hal ini acceptable bagi mereka, maka kita akan lanjut ke tahap Sertifikasi.

Oh ya, jika Anda merasa bahwa Anda memerlukan pre-audit, Anda juga dapat meminta badan sertifikasi untuk melakukan hal ini. Audit ini tidak mempengaruhi keputusan sertifikasi, audit ini hanya bertujuan memberikan gambaran kondisi implementasi QMS organisasi kita saat ini. Pre-Audit ini merupakan sesuatu yang tidak wajib (optional). Ingat, proses ini membutuhkan biaya dan waktu. Pertimbangkan kebutuhan Anda.

Tahap B (Sertifikasi)
Aktivitas utama disini tentu saja proses sertifikasi. Pada hari terakhir audit, mereka akan mengnformasikan kepada kita apakah mereka melihat ketidak sesuaian yang dikategorikan major atau tidak. Jika pada tahap ini kita dianggap memiliki ketidak sesuaian major, maka kita akan diminta untuk melakukan tindakan perbaikan terlebih dahulu.

Jika hasilnya memuaskan setelah mereka melakukan verifikasi di tempat Anda lagi, maka organisasi Anda akan direkomendasikan oleh mereka untuk mendapatkan sertifikasi ISO dari badan sertifikasi dan juga dari badan akreditasi (kami akan membahasnya lebih lanjut di artikel lain).

Tahap C (Paska Sertifikasi)
Ada pepatah “mempertahankan suatu prestasi lebih sulit daripada mencapainya pada saat pertama kali”. Nah, surveillance audit adalah audit yang dilakukan dalam interval yang teratur untuk melihat bagaimana kinerja sistem manajemen mutu setelah sertifikasi.

Umumnya, badan sertifikasi menentukan jadwal surveillance audit 6 bulanan. Beberapa badan sertifikasi menentukannya untuk periode tahunan. Kami menyarankan Anda untuk melakukan setiap 6 bulan.

Di setiap surveillance audit selalu ada 2 kemungkinan keputusan. Entah di-suspend atau sertifikasi dilanjutkan. Suspense terjadi (sama seperti pada audit sertifikasi) yakni jika terjadi temuan major.

10 comments

  1. Didik S

    maaf pak mohon penjelasan
    kami mempunyai lembaga pendidikan dasar, berjalan sekitar 2 tahun, bagaimana cara mendapatkan sertfikat iso 9001:2000, dan apakah persyaratan mutlak yang harus kami penuhi ?
    terima kasih
    Didik S
    Pagar Alam Sumatera Selatan

  2. Nani

    salah satu teman ada yang memberitahukan bahwa sertifikat ISO dapat dikeluarkan tanpa perlu melakukan hal2 seperti diatas oleh beberapa badan sertifikasi, dan sertifikat tersebut berlaku seumur hidup. Apakah itu benar?

      • Ide Badria

        Dear Bu Ani Yati,
        Untuk mendapatkan sertifikasi tidaklah sulit. Sertifikat akan keluar jika perusahaan ibu sudah mempunyai sistem yang berstandar SNI/Internasional. Untuk sistem pastinya akan di bantu oleh konsultan ISO dan itu pun tergantung dari sertifikasi apa yang ibu inginkan.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s