Semakin Sedikit Semakin Baik: Form

Judul di atas mungkin sering Anda dengar. Tapi, apakah Anda sudah melaksanakan pemikiran yang ada dibalik kata-kata tersebut?

Baru-baru ini kami menangani sebuah organisasi yang bergerak di industri kesehatan, seperti organisasi lain di Indonesia pada umumnya, ada kecenderungan untuk membuat sebuah proses lebih bagus tanpa mempertimbangkan proses lain dan juga departemen atau unit kerja lain. Dalam 6 bulan terakhir, menurut cerita mereka, telah terjadi penambahan jumlah form dari 170an menjadi 300an!

Ajaib? Belum tentu. Anda bisa mencoba sendiri menghitung jumlah form di organisasi Anda. Apakah semakin banyak form menunjukkan bahwa organisasi Anda semakin bagus?
Yang terjadi di organisasi yang kami tangani ini adalah setelah mereka menjalankan ISO, muncul sebuah pemikiran bahwa segala-sesuatunya harus didokumentasikan. Ini memang pemikiran awal yang baik.

Berikutnya, mereka langsung membuat form atau ceklis setiap kali mereka melihat sebuah proses. Contoh, di rumah sakit ini terdapat lebih dari 10 form untuk Informed Consent (Persetujuan Tindakan Medis), lebih dari 5 form untuk Persetujuan Administrasi, dan lebih dari 5 form untuk Penolakan Tindakan Medis! Total 20an form untuk Consent.

Pemikiran awal mereka sangat baik, yakni mendokumentasikan. Yang salah adalah mereka tidak mempertimbangkan efisiensi dari dokumentasi:

  1. Apakah aktivitas ini memang perlu didokumentasikan?
  2. Apakah sudah ada form yang sejenis (mirip) di unit lain?
  3. Apakah mereka sendiri memiliki dokumen dengan fungsi yang sama?
  4. Adakah cara untuk membuat dokumentasi atas proses ini lebih mudah?
  5. Bisakah dokumentasi atas proses ini digabungkan dalam dokumentasi lain?

Cobalah jawab beberapa pertanyaan diatas, dan Anda akan menemukan bahwa tidak selalu semakin banyak dokumentasi artinya proses di kita semakin baik.

Ingat, biaya dokumentasi itu sangat besarhanya saja tidak selalu diperhatikan, bayangkan jika organisasi yang kami contohkan harus memesan printed-material sebanyak 20 jenis form x 1.000 lembar (minimum order), artinya terdapat 20 ribu form di gudang, jika 1 form bernilai 300 Rupiah, artinya ada uang 6 Juta Rupiah yang tidak likuid di gudang kita.

  • Artinya lagi, butuh gudang dengan kapasitas 20 rb form (katakanlah 20 Karton).
  • Artinya lagi, kita butuh orang dan waktu untuk mengantar 20 karton form dari pintu utama ke Gudang.
  • Artinya lagi, ah… terlalu banyak inefisiensi yang ditimbulkan hanya karena form yang harusnya cuma 5 form menjadi 20 form. Anda bisa menghitungnya, bukan?

9 comments

  1. hasan abadi kamil

    Efektif terkait dengan pencapaian sasaran.
    Efisien terkait dengan waktu yang dibutuhkan.

    Misalnya, hari ini sebuah departemen akan mengadakan rapat untuk membahas penerapan 5S. Dikatakan efektif kalau rapat tersebut sudah membahas arti 5S, tahapan-tahapan dari penerapan 5S beserta penjabaran dan pembagian tugasnya.
    Tidak efektif kalau dari rapat itu belum memberikan keputusan atau baru sebagian saja diputuskan.
    Tapi bisa jadi rapatnya tidak efisien karena membutuhkan waktu sekitar enam jam.
    Untuk efisien, maka sebelum rapat pimpinan rapat memberikan draft rapat dan semua bagian mempersiapkan apa-apa yang dibutuhkan sehingga rapat hanya butuh waktu 4 jam.
    Mudah2an membantu ilustrasinya.

  2. TRI WAHYUDI

    SEMUA FORM BARU BERMANFAAT APABILA ADA KAITAN DENGAN HUKUM. SAAT INI MUNGKIN MASIH DIANGGAP INEFEKTIF DAN TIDAK EFISIEN YAH, TAPI SUATU SAAT SEMUA AKAN TERPAKAI. LEBIH BAIK SEDIA PAYUNG SEBELUM HUJAN PAK….

  3. Innocent girl

    Wah, sama…saya banyak orang ngomong ttg efektif dan efisien. Tapi definisi yang jelas ttg efektif dan efisien itu apa sih?

  4. Wasis Katijoso

    Menurut saya setiap perbaikan harus efektif dan efisien.
    Efektif artinya bisa mengatasi masalah dan efisien artinya murah, sederhana, cepat , mudah, dll.
    Kesimpulannya adalah cari alternatif perbaikan yang termurah, tercepat, teraman, termudah, terbaik, dst.
    Ingat … “reduce loss cost” adalah salah satu tujuan akhir penerapan ISO 9001 di suatu perusahaan.
    Bahkan tahun lalu ada survey yang menyatakan 67% perusahaan yang menerapkan ISO 9001 tidak bisa merasakan manfaat ISO 9001 selain dokumentasi yang rapih.
    Terima kasih.

  5. Alank

    Saya setuju, efisiensi……………, namun tidak melupakan sitem kontrol yang ada, klo bisa bisa dicarikan contoh form standart

  6. Toton Suryotono dr.

    Benar. Tetapi semakin lengkap form informed consent maka semakin banyak share tanggung jawab atas risiko efek samping yang tidak diinginkan kepada pasien. Semakin sedikit informed consnt yang diberikan maka semakin besar tanggung jawab yang dibebankan kepada dokter atas kemungkinan efek yang tidak diinginkan. Makin besar informed consent, juga makin banyak pemeriksaan yang mengantisipasi terjadinya efek sampin akan meningkatkan biaya pengobatan. Ini yang harus disadari oleh pasien masyarakat selain juga sudah lama disadari oleh dokter. Patient autonomy memberikan pilihan keputusan lebih besar kepada pasien. Semakin besar patient autonomy yang didnginkan semakin besar pula jumlah informed consent yang harus disampaikan. Sewajarnya bila beban malpraktik dokter hanya dibebankan pada kesalahan prosedur bukan pada ada tidaknya efek samping yang akan terjadi. Sewajarnya pula pasien mengeluarkan biaya yang lebih untuk tuntutan yang lebih.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s