Tips Membuat Form Secara Mudah

Juli 13, 2007

Seringkah Anda merasa bahwa form yang Anda gunakan ternyata menyulitkan kita? Seringkah kita mendengar keluhan dari user/operator bahwa mereka kerepotan soal administrasi?

Membuat form untuk memudahkan kita dalam menjalankan Quality System (termasuk ISO 9001:2000) ternyata tidak selalu mudah.

Form adalah salah satu bentuk dari pedoman kerja yang sangat detail. Jika SOP umumnya menjelaskan sebuah proses, maka form umumnya menjelaskan satu langkah dalam sebuah proses. Walaupun, saat ini sudah banyak organisasi yang dalam upaya “simplifikasi” dan juga “mampu telusur/traceability” memilih menggabungkan beberapa aktivitas dalam sebuah form. Terlepas dari jangkauan dari sebuah form, yang paling penting adalah bagaimana form ini memudahkan kita dalam bekerja.

Ada beberapa langkah untuk membuat form yang efektif dan efisien:

1. Definisikan terlebih dahulu tujuan dari kita membuat form ini, apakah lebih ke fungsinya untuk checklist ataukah memang ada informasi/data yang kita perlukan.
2. Tentukan informasi/data yang kita benar-benar perlukan. Hati-hati, kita sering terjebak pada kondisi “informasi berlebih”.
3. Tentukan cara yang memudahkan bagi orang yang harus mengisi form ini (Rule of Thumb: jika memerlukan lebih dari 3 menit untuk mengisi form ini, kemungkinan besar form ini akan menjadi beban). Cara yang memudahkan misalnya option (dimana mereka tidak perlu menuliskan suatu informasi, tetapi lebih ke memilih opsi-opsi yang sudah kita tentukan).
4. Diskusikan bersama operator/user, bagaimana caranya agar informasi/data ini bisa ditangkap lewat form (Libatkan mereka).
5. Finalisasi form Anda.
6. Lakukan trial selama 2 minggu (atau secukupnya), apakah tujuan dari form tercapai, apakah ini menyulitkan operator/user, apakah diperlukan perbaikan?
7. Lakukan apa yang menurut Anda dan operator/user perlu diperbaiki.

Written by QMS Guy Dipublikasi di Documentation, ISO 9001